Bikin Transkip Nilai Mahasiswa Pakek MS EXCEL gaaannnnn !!!

Pasti banyak yang gak tau apa tu pengertian transkip nilai,,,, kali ini saya akan memberitahu pada kalian semua apa itu transkip nilai dan cara untuk membuatnya...

Transkrip nilai itu merupakan rangkuman semua nilai kamu mulai dari semester 1 sampe semester terakhir... Transkrip ini biasanya dipake waktu semester-semester akhir sebagai syarat buat skripsi dll.. Masalah kapan mahasiswa bisa mendapatkannya itu bisa kapan saja, minta print out transkrip itu hak setiap mahasiswa kok (transkrip nilai sementara).. Tinggal minta ke bagian administrasi kampus , trus bilang aja minta dibuatkan transkrip nilai (biasanya untuk mahasiswa senior/ semester 4 keatas)... Sedangkan transkrip yang resmi keluar nanti pas udah wisuda sekalian sama ijasah..

Nah barusan diatas adalah pengertian dari transkip nilai,,, sekarang saya akan mengajari langkah-langkah dalam membuat transkip nilai menggunakan Ms Excell 2007,,,, dalam pembuatan transkip nilai ini kita memerlukan funngsi2 Ms Excel seperti if, vlookup, Hlookup dan data validtion dan juga rumus yang lain... Daripada harus repot2 minta ke bagian administrasi kampus yang prosesnya kadang nyebelin mendingan buat sendiri aja,, caranya sangat mudah kok gaaann...  Tp klo untuk transkip nilai yang uda sah jangan coba buat sendiri ya gan,, tar dikirainnya penipu lagi,,, hehehe ....berikut langgkah-langkahnya gan.

Di simak ya gan ! J

Langkah Pertama !

Bukalah dulu ms excel 2007 lalu buatlah dulu tabel mata kuliah dan tabel SKS nya pada sheet1 yang nantinya akan digunakan sebagai data rujukan dari tabel master seperti gambar berikut ini !

1.      Untuk kolom A1 dan seterusnya diisi dengan nama kuliah dan untuk kolom B1 dan seterusnya diisi dengan jumlah SKS sesuai dengan nama mata kuliahnya.

2.      Selanjutnya blok lah range data yang sudah kita isi tadi kemudian klik kanan lalu pilih name_range, tujuannya untuk memberi nama tabel yang telah kita buat tadi untuk memudahkan dalam pembuatan rumus vlookup nantinya,, contoh seperti gambar di bawah ini !

3.      Setelah itu akan muncul kotak dialog yang meminta anda utuk memberikan nama tabel yang telah kita blok tadi, berilah nama “sks” tanpa tanda petik lalu tekan OK.

Langkah kedua mempersiapkan tabel mahasiswa !

Bukalah sheet2 lalu buatlah tabel mahasiswanya seperti gambar dibawah ini !

1.      Pada cell A2 dan A3 isikan fieldnya yaitu Nama dan NPM dan untuk Cell B,C,D dan seterusnya isikanlah data mahasiswanya sesuai dengan nama yang anda inginkan, dan untuk cell A4 dan seterusnya isilah dengan nama2 mata kuliahnya, fungsi yang akan kita pakai nantinya adalah fungsi hlookup, sebaiknya agan harus memahami dulu apa itu fungsi hlookup dan bagaimana prosedur pengisiannya.

Catatan : untuk nilai-nilai nya seperti yang ditandai dengan warna merah diatas, isilah sesuai dengan nilai-nilai agan sendiri, tabel inilah yang nantinya akan dijadikan tabel untuk pengisian niai dan nantinya hasilnya akan muncul pada tabel transkip nilai yang akan dibahas selanjutnya !

2.      Selanjutnya adalah blok seluruh tabel tadi lalu klik kanan dan pilih name_range, sama seperti cara waktu pertama kali kita memberikan nama pada tabel sks tadi. Contohnya seperti gambar di bawah ini !

Berilah nama tabel tersebut dengan nama “nilai” tanpa tanda petik lalu pilih OK.

Nama2 yang diberikan untuk tabel-tabel tadi tidaklah bersifat mutlak, nama2 tadi hanya diperuntukkan untuk artikel ini,,, agan bisa memberikan nama2 tabelnya sesuai dengan yang agan mau !

Langkah ketiga adalah membuat tampilan transkip nilainya seperti gambar dibawah ini !

Bukalah shee3 lalu buatlah tabel transkip nilainya seperti gambar di bawah ini !

Tabel transkip nilai inilah yang nantinya akan menjadi tabel master didalam seluruh proses pembuatannya,,,,, dan merupakan tampilan dari transkip nilai yang sedang kita bahas sekarang ini !

Berikut tampilanya seperti dibawah ini !

1.      Pada cell B1 ketiklah nama, dan pada Cell B2 ketiklah NPM

2.      Pada Cell C2 yaitu tempat pengisian NPM mahasiswa seperti pada Cell warna kuning diatas diperlukan data validation (lebih jauh mengenai data validation dapat dilihat di posting Data Validation, atau http://excel.aurino.com/?P=643)

3.      Pilih cell C2, pilih menu/Tab data

4.      Kemudian pada kelompok data tool pilih data validation, sehingga akan muncul dialog box.

5.      Pilih list pada field allow dan contreng ignore blank

6.      Pada kotak rumus ketikkan “nim” tanpa tanda petik (jangan lupa diawali dengan sama dengan).... Lalu piih OK...sebelumnya buatlah dulu daftar NPM nya pada sembarang sheet lalu berikan dengan nama “nim” sesuai dengan nama diatas...

7.      Lalu pada cell C1 masukkkan rumus = IF($C$2=0;0;HLOOKUP($C$2;nilai;2;FALSE))

Yag artinya cari data nama pada sheet2(tabel mahasiswa)

     

8.Pada cell C6 masukkan rumus = IF($C$2=0;0;HLOOKUP($C$2;nilai;3;FALSE))

Dan cell C7 dan seterusnya rumusnya tetaplah sama, hanya pada angka indeksnya saja yang berbeda, angka indeks adalah jumlah urutan dalam suatu tabel, jika pada cell C6 angka indeksnya adalah 3 maka pada cell 7 angka indeksnya adalah 4, untuk cell C8 angka indeksnya adalah 5 dan seterusnya... angka indeks adalah yang berwarna merah pada rumus NO. 8.

9.      Selanjutnya pada cell D6 masukkan rumus

 = IF(C6=0;0;IF(C6="A";4;IF(C6="B";3;IF(C6="C";2;IF(C6="D";1;IF(C6="E";0))))))

Dikarenakan alamat Cell tersebut bersifat relatife maka drag lah rumus tersebut sampai kebawah sesuai dengan jumlah mata kuliah yang ada,, maksud dari rumus diatas adalah untuk menentukan jumlah nilai berdasarkan nilai huruf yang didapat, jika mendapatkankan nilai A maka jumlah nilainya 4, jika nilai B maka jumlah nilai nya 3 dan seterusnya,, nilai angka inilah yang nantinya akan dikalikan (X) dengan sks sesuai matakuliah dan hasilnyalah yang akan menjadi jumlah yang didapt nilai per mata kuliah

10.      Lalu pada cell E6 masukkan nilai jumlah SKS nya sesuai dengan mata kuliah.

11.      Lalu kemudian baru kita akan memsukkan jumlah total nilai mahasiswanya pada cell F6 dengan rumus =IF(C6=0;0;D6*E6)

       Artinya jumlah nilai x jumlah sks

12.     
Baru kita akan memasukkan rumus untuk mentotalkan seluruh total yang didapat dari perkalian jumlah nilai dan jumlah sks

13.      Pilih cell F46 lalu masukkan rumus  =SUM(F6:F45)

13.      Untuk mengtotalkan jumlah seluruh sks yang diambil maka kita harus membuat database sks, pada cell H6 masukkan rumus = IF(C6=0;0;VLOOKUP(B6;sks;2;FALSE))

Artinya setiap nilai huruf yang sudah dimasukkan saja yang akan terambil sks nya, jika nilai nya masih 0 maka sks juga tidak akan muncul.

15.      Pada cell E46 masukkan rumus = SUM(H6:H45)

16.      Untuk mengetahui berapa jumlah IPK, pada cell E47 masukkan rumus =F46/E46

Artinya total nilai di bagi dengan total sks, maka akan didapatlah hasil IPK nya.

17.  Pada cell E48 masukkan rumus

=IF(E47>=3;"Sangat Memuaskan";IF(E47>=2,75;"Memuaskan";"Kurang Memuaskan"))

Rumus diatas adalah rumus logika untuk mengetahui apa predikat sesuai dengan hasil dari jumlah IPK yang telah terhitung.

SELESAI.......

Catatan : Untuk mengisi nilai hurufnya isilah pada tabel mahasiswa bukan pada tabel transkip nilai, secara otomatis nilai2 yang sudah dimasukkan tadi akan terhitung sendiri dan jumlah IPK nya juga akan muncul,, kita hanya memasukkan nilai2 hurufnya aja pada tabel mahasiswa, secara otomatis total nilai IPK nya akan muncul pada tabel Transkip Nilai .

Transkip Nilai yang sudah dibahas diatas hanya untuk mengetahui berapa jumlah IPK kita yang sudah kita peroleh,, kalau untuk keperluan perlengkapan administrasi lebih baik minta langsung aja ama bagian administrasi kampus.......

Sekian dulu ya gan ...................................