Assalamualaikum.....
Gimana kabar agan semua, pastinya baik donk gan....
Oke gan,, agan pasti uda tau donk apa tu mail merge ? Ya
betul,, mailmerge itu fasilitas yang dimiliki Ms Word untuk membuat berbagai
macam surat gan, bisa juga Kartu Nama, Amplop dan sebagainya,,, yang paling ane
seneng ni gan,, mailmerge juga bisa digunakan untuk membuat surat sekaligus ada
fotonya gan. Ini yang ane bahas dalam postingan kali ini yaitu membuat Mail
Merge Bergambar Dengan Data Soure Ms Excel.
Biasanya dalam pembuatan surat menggunakan mail merge
data source nya menggunakan Ms Acces,, tapi ane lebih seneng data source nya
menggunakan Ms. Excel gan,,, cos nya lebih simple gan..
Oke gan... Langsung aja
Langkah
Pertama : Membuat Dokumen Induk Di Word Dan Data Source Pada Excell
1. Sebelumnya kita buat dulu folder buat foto2 nya gan.
Foto2 nya bisa agan simpan pada folder yang agan inginkan
misalnya pada drive D.
1.
Buatlah
Dokumen Induknya Pada Ms Word.
-
Buka Ms Word, buatlah tampilan surat seperti
gambar di bawah ini :
Simpanlah dalam format Ms Word 97-2003 (doc.) Dan harus
disimpan didalam folder yang sama pada folder foto yang sudah di buat barusan.
simpan dengan nama yang agan mau.
3.
Buatlah
Data Source Menggunakan Ms Excel Seperti Gambar Di Bawah Ini.
Data2 pada field foto harus sama dengan nama foto yang
telah di buat pada file foto pada langkah nomor satu diatas. Simpan juga pada
format ms excel 97-2003 (doc) dan harus disimpan bersamaan didalam folder foto
dan dokumen induk ms word yang telah kita buat barusan. simpan dengan nama yang
agan mau.
Langkah
Kedua: Gabungin Dokumen Induk Ms Word Dengan Data Source Ms Excel
1.
Pada dokumen induk pilih tabs mailing,
kemudian pada kotak dialog start Mail Merge pilih Select Recipients, lalu pilih Use
Existing List, akan muncul kotak dialog yang meminta agar memilih data
source mana yang akan di ambil,, carilah folder yang telah kita buat tadi lalu
pilih Ms Excel yang baru aja kita buat barusan. Seperti gambar di bawah ini.
lalu akan muncul
Muncul lagi:
Pilih yang sheet1 dikarenakan kita membuat tabel data sourcenya td pada sheet1 lalu pilih ok.
2.
Setelah kita berhasil menggabungkan dokumen
induk dan data soure pada excel td, pekerjaan kita selanjutnya adalah
menyisipkan fieldnya ke dalam dokumen surat induk pada word, caranya, aktifkan
kursor dibawah kata yth, orang tua/wali
murid, pada tab Mailing – Grup Write
& Insert Fileds , klik tombol insert merge field untuk menampilkan
daftar field yang telah kita buat tadi.
Klik pilihan field nama, berikutnya aktikan kursor
dibawah kata Di, lalu sisikan field alamat, dan seterusnya,,, sehingga hasilnya
seperti dibawah ini :
Agan harus membuat perhitungan nya yaitu menggunakan
rumus logika if. Aktifkan kursor
sesudah kata “ Maka Kami Nyatakan”, pada tabs Mailing
Grup Write & Insert Fields pilih Rules
kemudian pilih If.... Then.. Else
seperti gambar di bawah ini :
Lalau akan muncul
1.
Pada bagian Field Name, pilih field yang akan diuji, pastinya nilai, kemudian
pada Comparison pilih operator nya
yaitu Greather Then (lebih besar
dari) dan pada Compare To pasang
nilai pembandingnya yaitu 6.
2.
Ketikkan teks pada kotak Insert This Teks sebagai hasil yang akan ditampilkan jika
kondisinya terpenuhi, ketikan juga teks pada Otherwise Insert This Teks, sebagai hasil yang akan agan pasang,
jika kondisinya tidak terpenuhi.
3.
Pilih oke.
Artinya : Jika nilai lebih besar dari 6 maka siswa
dinyatakan Lulus, jika dibawah 6 maka siswa Tidak Lulus.
Hmmmmm...data2 yang sudah kita buat barusan hanya
menampilkan dalam bentuk field. Jika kita ingin menampilkan datanya, caranya :
Pada Tabs Mailing
– Grup Preview Result, klik tombol Preview
Result, maka yang akan ditampilkan adalah data penerima surat pertama.
Jika ingin melihat data penerima surat berikutnya atau
sebelumnya, agan klik salah satu tombol Navigasi
Record yang ada pada tab Mailings –
Grup Preview Result berikut :
Hasilnya adalah sebagai berikut :
Barusan adalah cara membuat surat
menggukan mail merge pada MS word dengan data source pada MS Excell.
Selanjutnya....
Langkah
Ketiga : Menaruh Foto Ke Dalam Dokumen Induk Ms Word
1. Pada dokumen induk Ms Word, pilih tabs Inser
lalu pilih picture, setelah itu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :
2.
Pilih salah satu file foto tersebut, pada
bagian insert, pilih tanda panah dan kemudia pilih Link to File. Lalu Insert,,
dan foto tersebut akan muncul ke dalam dokumen induk MS word.
3.
Sesuaikan ukuran foto, lalu seleksi foto dan
tekan tombol alt + F9 untuk menampilkan kode fied,,,
4.
Hapus nama kode field gambar/ pada tutorial
ini namanya “riski”. Seperti gambar berikut ini :
Setelah itu hapus pada nama yang di tandai lingkaran
merah tersebut.,, hasilnya serti dibawah ini.
5.
Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (riski)
yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab,
grupWrite & Insert Fields dan pilih foto
6.
Tampilannya seperti di bawah ini, kemudian
kita akan enambahkan satu kode lagi..
7.
seleksi teks “{MERGE FIELD foto}.jpg” seperti contoh
gambar diatas dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung
kurawal.
8.
Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti
contoh berikut :
Hasilnya adalah seperti gambar berikut.
10.
Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results.
Klik tanda panah untuk berpindah antar Data/Record. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan
lakukan perubahan yang diinginkan.
11. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK.
Tampilannya Seperti Di bawah ini :
12.
Selesai.
Begitu cara membuat surat mail merge berfoto dengan data source MS
Excelll,,,, yang perlu di ingat, simpanlah kedua dokumen induk word dan
excel dalam format 97-2003 (doc).
Semoga apa yang ane sampaikan dapat bermanfaat bagi sekalian alam... Hehhe
Wassalam...
widih keren gann....
BalasHapusmakasih gannnn
Hapus